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Preguntas Frecuentes (FAQ)
1-¿Qué es un Convenio?
Se refiere a acuerdos generales, de carácter institucional. Que son firmados por el Rector y competen a toda la Universidad, abarcando la totalidad de las áreas disciplinarias. En el caso de Convenios firmados por el/la Decano/a se refieren a materias exclusivamente relacionadas con su facultad
Tipos de Convenio: Glosario
En caso de dudas contactar a: la Coordinadora de Convenios al email: Gianina.delabarrera@usach.cl
2- ¿Quién puede firmar convenios?
El representante legal de la Universidad de Santiago de Chile es el Señor Rector, quien firma en representación de la Universidad de Santiago de Chile.
3-¿Puede, por ejemplo, una Decano (a) de una Facultad suscribir un convenio?
Sí, siempre que se refiera a materias exclusivamente relacionadas con su facultad. Esta delegación está permitida por el decreto de delegación de facultades N°668.
4- ¿Puede, por ejemplo, un Director(a) de Departamento suscribir un convenio?
No, El Director de un Departamento no está facultado para suscribir convenios.
5- ¿Cómo se puede iniciar el procedimiento para la suscripción de un convenio y que documentos deben acompañar esta solicitud?
El inicio del procedimiento de suscripción de convenio comienza de la siguiente forma:
Entregando el formulario de solicitud de suscripción de convenios que se encuentra disponible en la página web del Departamento de Relaciones Internacionales e Interuniversitarias (DRII) www.driiusach.cl. En la mencionada petición se hará constar, la persona de contacto de la Universidad de Santiago que propone o avala la propuesta, el cual es el Gestor. La solicitud deberá entregarse mediante un memorándum vía el sistema de STD, con sus firmas digitales pertinentes.
El formulario de solicitud de suscripción de convenios debe estar acompañado de los siguientes documentos:
- La propuesta de convenio recibida de la contra parte (en caso de existir). (*)
- El documento relativo a la personería jurídica.
(*) El Drii sugiere indicar a la contra parte que la UdeSantiago de Chile cuenta con formatos de convenios prestablecidos bilingües en español- inglés, los cuales serán intercambiados en el proceso de negociación.
6- ¿Qué es la personería jurídica?
La personería jurídica es el documento que acredita que quien firma el convenio tiene responsabilidad jurídica para representar legalmente a su institución. Para que el convenio sea válido es necesario presentar un documento o reseña que lo indique expresamente. En el caso de universidades de países anglosajones, en los cuales no exista este documento legal y el firmante es su Presidente. Se acepta la impresión de la página web de dicha entidad, en la cual conste el nombre y cargo de su Presidente, la cual será presentada como evidencia ante Contraloría universitaria.
7-¿Qué función cumple el promotor de un convenio?
Establece el primer contacto con la universidad que quiere iniciar la colaboración.
Completa el formulario de solicitud de suscripción de convenios con la información requerida y señala los contactos académicos y de Relaciones Internacionales de la contra parte.
Entrega en las oficinas del DRII, localizadas en casa central of. 102, dicho formulario junto a la personería jurídica del firmante por la contra parte.
El gestor dará seguimiento a las actividades comprometidas en el formulario y su rol será dar continuidad y vida a este convenio.
8- ¿Qué función cumple el área convenios del DRII?
Prepara una propuesta del convenio en base a los antecedentes recibidos.
Es el interlocutor para la negociación o en su defecto es el docente promotor del convenio (si así lo estima conveniente).
Una vez el DRII cuente con un texto consensuado con la contra parte, el DRII enviará a la Dirección jurídica la documentación para su revisión legal, quienes emitirán un informe jurídico.
Si no hay observaciones, el DRII procederá a enviar a firma de la autoridad correspondiente. De lo contrario dichas observaciones serán incorporadas en el texto.
En la última etapa, el DRII coordinará la firma del convenio por parte de la(s) autoridad(es) respectiva(s) en la UdeSantiago de Chile, adjuntando el informe jurídico. Posteriormente enviará los originales a la contra parte para su firma.
El DRII gestionará la resolución (exento) respectivo.
9-¿Se requiere informe jurídico para solicitar la firma del Señor Rector o Decano?
Sí, es necesario contar con un informe jurídico, el cual debe ser actualizado conforme a la última versión negociada y que se está enviando a firma.
10-¿Se puede tramitar una propuesta de convenio sin necesidad de la emisión de informe jurídico?
No, la tramitación requiere un informe jurídico.
11- ¿Otras unidades son consultadas dependiendo del tipo de convenio?
Si, dependiendo el tipo de convenio tramitado se solicitará informes a las unidades pertinentes. Las cuales pueden incluir a la Vicerrectoría de Postgrado (VIPO), Vicerrectoría de Investigación, Desarrollo e Investigación (VRIDEI), Vicerrectoría académica (VRA), entre otras.
12- Beneficios para el Gestor
Estar acompañado en todo el proceso, siendo asesorado y apoyado con un seguimiento del equipo del área de convenios. Quienes estamos comprometidos en lograr un buen acuerdo para su Proyecto.
13-¿Cómo puedo gestionar recursos? ¿Y dónde conseguirlos?
Los convenios generalmente no cuentan con recursos financieros asociados para financiar las actividades y generalmente contienen la siguiente cláusula:
“Sin perjuicio de los recursos que asigne cada Institución ambas partes se comprometen a realizar las gestiones pertinentes ante las respectivas Instituciones oficiales, como los Ministerios de Relaciones Exteriores de cada país, Consejos de Investigaciones Científicas y Técnicas, y similares; organismos internacionales, fundaciones, organizaciones de bien público o asociaciones privadas, con el fin de asegurar el desarrollo de las actividades a realizar entre las partes”.
Mediante postulaciones a fondos, el docente puede obtener recursos para financiar sus proyectos: Algunos de estos fondos son Erasmus +, Banco Interamericano, etc.
Existen convenios que, si contemplan recursos, alguno de estos ejemplos son los proyectos Erasmus +, los cuales ya cuentan con un financiamiento comprometido de forma externa.
14- Si existen obligaciones financieras, ¿qué tiene que incluir la propuesta de convenio?
En el caso de convenios con obligaciones financieras, estás deberán ajustarse a la ley 19.886 de compras públicas. Para estos convenios será necesario incluir un anexo en el cual se detallen los montos, el ítem presupuestario en el cual se cargará dicho costo e indicar el cargo de la persona responsable de la actividad mencionada.
15-¿El formulario solicitud de suscripción de convenios es sólo para nuevos convenios o se puede utilizar para solicitar una renovación?
El formulario se utiliza para ambas opciones, para solicitar la suscripción de un nuevo convenio como para renovar uno que se encuentre vencido.
16- ¿Si se añaden y/o modifican cláusulas no previstas en un convenio ¿es necesario suscribir uno nuevo?
Es necesario suscribir una adenda en la cual se indica el cambio de contenido que sufrió dicha cláusula y se indica que cláusulas del convenio anterior se mantienen en el mismo tenor del acuerdo anterior. En el caso de existir obligaciones financieras se debe incluir un anexo en el cuál se especifiquen dichas obligaciones, el modo de financiamiento y el responsable de dicha actividad.
17- ¿Cómo finaliza un convenio en la U de Santiago de Chile.
Un convenio es un acto administrativo, el cual debe finalizar con la promulgación de un exento (Resolución).
El DRII si ha gestionado dicho convenio, se encargará y gestionará su respectiva resolución. Enviando a Contraloría Universitaria un original del convenio, la personería jurídica y las copias de la resolución. Posteriormente recibirá un original de dicho exento (Resolución).